Toutes les entreprises ont des obligations en matière de santé, de sécurité au travail et de prévention des risques. Mais toutes n’ont pas nécessairement besoin — ou les moyens — de disposer d’un Responsable QHSE à temps plein.
PME en croissance, site industriel sans ressource QHSE dédiée, remplacement temporaire, besoin de structurer un système de management, préparation d’un audit ou nécessité de remettre à niveau la prévention : les situations dans lesquelles une entreprise a besoin de compétences QHSE sans recruter immédiatement sont nombreuses.
L’externalisation de la fonction QHSE permet de disposer d’un professionnel expérimenté quelques jours par mois, plusieurs jours par semaine ou pendant une période déterminée.
L’enjeu ne consiste pas simplement à « sous-traiter la sécurité ». Il s’agit de mettre à disposition de l’entreprise une compétence capable de comprendre son activité, ses risques, son organisation et ses obligations afin de construire et piloter une démarche QHSE adaptée au terrain.
ProRisQ Group accompagne les entreprises dans cette logique de fonction QSE/QHSE externalisée et est également enregistré en qualité d’Intervenant en Prévention des Risques Professionnels (IPRP).
Qu’est-ce qu’un Responsable QHSE externalisé ?
Un Responsable QHSE externalisé est un professionnel extérieur qui intervient régulièrement auprès d’une entreprise afin de l’accompagner dans le pilotage de ses sujets Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement.
Contrairement à une mission ponctuelle d’audit ou de conseil, l’externalisation peut s’inscrire dans la durée.
Le consultant peut par exemple être présent :
- quelques jours par mois ;
- un jour par semaine ;
- plusieurs jours par semaine ;
- pendant quelques mois ;
- pendant une phase de transition ;
- ou sur une période définie correspondant à un projet particulier.
Le niveau d’intervention doit être adapté aux besoins et à la maturité de l’entreprise.
Dans certaines organisations, l’objectif sera principalement de structurer la prévention des risques professionnels.
Dans d’autres, il pourra s’agir de piloter un périmètre plus large incluant la qualité, l’environnement, les certifications ISO, les audits, la conformité réglementaire ou certains sujets liés aux risques industriels.
L’externalisation offre ainsi une solution intermédiaire entre l’intervention ponctuelle d’un consultant et le recrutement d’un Responsable QHSE à temps plein.
Dans quelles situations externaliser la fonction QHSE ?
Il n’existe pas un profil unique d’entreprise ayant besoin d’un Responsable QHSE externalisé.
Plusieurs situations peuvent justifier ce type d’accompagnement.
Votre entreprise ne dispose pas de Responsable QHSE
Une PME peut être suffisamment structurée pour avoir de véritels enjeux en matière de sécurité, de qualité ou d’environnement sans pour autant avoir besoin d’un poste QHSE à temps complet.
La fonction externalisée permet alors de disposer d’un interlocuteur identifié qui intervient selon une fréquence définie avec la direction.
Votre activité se développe
L’augmentation des effectifs, l’arrivée de nouveaux équipements, l’ouverture d’un établissement, le développement d’une activité industrielle ou l’obtention de nouveaux marchés peuvent rapidement faire évoluer les besoins QHSE.
L’entreprise peut alors avoir besoin de structurer :
- son évaluation des risques ;
- ses procédures ;
- ses plans d’actions ;
- ses indicateurs ;
- ses contrôles ;
- ses audits ;
- ses obligations documentaires ;
- et son organisation générale de prévention.
Une intervention externalisée permet d’accompagner cette évolution progressivement.
Votre Responsable QHSE est absent ou le poste est vacant
Un départ, un arrêt prolongé ou un recrutement qui prend du temps peut laisser l’entreprise sans ressource QHSE pendant plusieurs semaines ou plusieurs mois.
Une mission de transition permet de maintenir les activités prioritaires, les audits, les plans d’actions et le suivi opérationnel pendant cette période.
Vous préparez une certification ou un audit
Une entreprise engagée dans une démarche ISO 9001, ISO 14001 ou ISO 45001 peut avoir besoin d’une ressource complémentaire pour structurer son système de management, réaliser un diagnostic, suivre son plan d’action ou accompagner les équipes jusqu’à l’audit.
L’externalisation permet alors de disposer d’une compétence régulière sans nécessairement créer un poste permanent.
Vous devez renforcer la prévention sur le terrain
Les documents ne suffisent pas à construire une démarche de prévention efficace.
Visites terrain, échanges avec les salariés, analyse des situations de travail, suivi des écarts et des presque-accidents, accompagnement des managers : une présence opérationnelle est souvent indispensable.
Le Responsable QHSE externalisé peut apporter ce regard extérieur tout en s’intégrant progressivement au fonctionnement de l’entreprise.
Quelles missions peut-on confier à une fonction QHSE externalisée ?
Le périmètre doit toujours être défini en fonction de l’activité et des besoins réels de l’entreprise.
L’accompagnement peut notamment porter sur les domaines suivants.
Prévention des risques professionnels
Le consultant peut accompagner l’entreprise dans :
- l’identification et l’évaluation des risques ;
- la mise à jour du DUERP ;
- la construction et le suivi des plans d’actions ;
- l’analyse des accidents du travail et événements indésirables ;
- les visites et inspections sécurité ;
- l’analyse des situations de travail ;
- la prévention du risque chimique ;
- la prévention des risques liés aux équipements ;
- la sensibilisation des équipes ;
- l’accompagnement des responsables opérationnels.
L’objectif n’est pas de produire davantage de documents mais de faire vivre une démarche de prévention cohérente avec les situations réellement rencontrées sur le terrain.
Audits et conformité réglementaire
Une fonction QHSE externalisée peut également contribuer à identifier les obligations applicables à l’établissement et à piloter les actions nécessaires.
Cela peut concerner notamment :
- les vérifications périodiques ;
- les équipements de travail ;
- le risque incendie ;
- les produits chimiques ;
- les entreprises extérieures ;
- les plans de prévention ;
- les formations et autorisations ;
- la traçabilité réglementaire ;
- certains sujets environnementaux ;
- ou les installations classées pour la protection de l’environnement.
Pour les sujets spécialisés, l’analyse doit naturellement être réalisée par une personne disposant des compétences nécessaires.
Systèmes de management ISO
L’externalisation peut également couvrir l’accompagnement d’un système de management :
ISO 9001 – Qualité
ISO 14001 – Environnement
ISO 45001 – Santé et sécurité au travail
Le professionnel QHSE peut alors participer au pilotage du système, aux audits internes, aux plans d’actions, aux revues de direction, aux indicateurs et à la préparation des audits de certification ou de suivi.
Animation QHSE et présence terrain
Une fonction QHSE efficace doit rester connectée aux opérations.
Selon la mission, l’intervention peut donc intégrer :
- visites de terrain ;
- causeries ou sensibilisations ;
- réunions QHSE ;
- accompagnement des managers ;
- suivi des actions ;
- analyse des écarts ;
- remontées d’informations vers la direction ;
- coordination avec les différents acteurs internes et externes.
C’est souvent cette présence régulière qui différencie réellement une fonction externalisée d’une simple mission de conseil.
Quels sont les avantages d’un Responsable QHSE externalisé ?
L’intérêt ne se limite pas à une question de coût.
Adapter la présence au besoin réel
Une entreprise qui a besoin d’un Responsable QHSE deux ou trois jours par mois n’a pas nécessairement intérêt à créer immédiatement un poste à temps plein.
L’externalisation permet d’ajuster le niveau d’intervention :
1 jour par mois, 1 jour par semaine, 2 ou 3 jours par semaine ou davantage selon la situation.
La fréquence peut ensuite évoluer avec les besoins de l’entreprise.
Accéder rapidement à une compétence opérationnelle
Le recours à un professionnel expérimenté permet de démarrer rapidement une mission sans attendre nécessairement l’aboutissement d’un processus de recrutement.
Cette solution peut notamment être pertinente lors d’une phase de transition ou lorsqu’un sujet réglementaire ou opérationnel nécessite une réponse rapide.
Bénéficier d’un regard extérieur
L’intervenant n’est pas immergé depuis plusieurs années dans les habitudes de l’organisation.
Ce recul peut permettre d’identifier plus facilement :
- des écarts devenus habituels ;
- des pratiques qui ne correspondent plus aux exigences actuelles ;
- des procédures inutilement complexes ;
- des sujets insuffisamment traités ;
- ou, au contraire, des dispositifs qu’il est possible de simplifier.
Structurer avant de recruter
L’externalisation peut également être utilisée pendant quelques mois pour construire une organisation QHSE avant le recrutement d’une ressource interne.
Le futur responsable dispose alors d’une base plus structurée : documentation, priorités, indicateurs, calendrier réglementaire et plan d’action.
Externaliser ne signifie pas transférer la responsabilité de l’employeur
C’est un point essentiel.
Le recours à un consultant ou à un Responsable QHSE externalisé ne transfère pas la responsabilité de l’employeur en matière de santé et de sécurité au travail.
L’employeur reste responsable de la démarche de prévention et doit mettre en œuvre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs.
Le professionnel extérieur intervient pour apporter ses compétences, analyser les situations, proposer des actions, structurer les démarches et accompagner leur mise en œuvre.
Cette distinction est importante.
Une bonne mission QHSE externalisée doit permettre à la direction de mieux piloter ses obligations, et non de donner l’illusion qu’elles ont été transférées à un prestataire.
Qu’est-ce qu’un IPRP ?
IPRP signifie Intervenant en Prévention des Risques Professionnels.
L’IPRP dispose de compétences techniques ou organisationnelles dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail et intervient dans un objectif de prévention des risques professionnels.
Le Code du travail prévoit que l’employeur désigne un ou plusieurs salariés compétents pour s’occuper des activités de protection et de prévention des risques professionnels.
Lorsque les compétences présentes dans l’entreprise ne permettent pas d’organiser ces activités, l’employeur peut notamment faire appel, après avis du Comité Social et Économique lorsqu’il existe, à un IPRP dûment enregistré auprès de l’autorité administrative compétente.
L’IPRP externe intervient alors dans un cadre défini avec l’entreprise.
Son intervention doit notamment faire l’objet d’une convention précisant les activités confiées, leurs modalités d’exercice, les moyens mis à sa disposition et les conditions lui permettant d’accomplir sa mission avec l’indépendance nécessaire.
Que signifie « enregistré IPRP » ?
Il convient d’utiliser les bons termes.
Un IPRP externe est enregistré auprès de l’autorité administrative compétente, notamment la DREETS ou, en Île-de-France, la DRIEETS.
Cet enregistrement ne doit pas être présenté comme une certification générale de l’ensemble des prestations QHSE.
Il concerne spécifiquement les compétences et interventions relevant de la prévention des risques professionnels dans le cadre prévu par le Code du travail.
Selon l’INRS, l’enregistrement d’un IPRP est renouvelé au terme de cinq ans et est valable sur l’ensemble du territoire national.
ProRisQ Group est enregistré en qualité d’Intervenant en Prévention des Risques Professionnels (IPRP).
Cet enregistrement vient compléter son activité de conseil QHSE et son accompagnement des entreprises en matière de prévention.
Responsable QHSE externalisé et IPRP : quelle différence ?
Les deux notions ne doivent pas être confondues.
Le Responsable QHSE externalisé
Il intervient dans le cadre d’une prestation de conseil ou d’accompagnement définie contractuellement avec l’entreprise.
Son périmètre peut être large :
- qualité ;
- sécurité ;
- environnement ;
- systèmes de management ;
- audits ;
- conformité ;
- prévention ;
- ICPE ;
- accompagnement opérationnel.
L’IPRP enregistré
L’intervention IPRP s’inscrit spécifiquement dans le cadre réglementaire de la protection et de la prévention des risques professionnels défini par le Code du travail.
L’IPRP intervient notamment en appui à l’évaluation des risques et à la définition des actions de prévention.
Ces deux dimensions peuvent donc être complémentaires, mais elles ne sont pas juridiquement identiques.
Cette distinction permet à l’entreprise de définir précisément le cadre et l’objectif de la mission.
Comment se déroule une mission QHSE externalisée ?
Pour être efficace, l’intervention doit être structurée dès le démarrage.
1. Comprendre l’entreprise et son activité
La première étape consiste à comprendre :
- l’activité ;
- les effectifs ;
- les procédés ;
- les risques ;
- les exigences clients ;
- les contraintes réglementaires ;
- l’organisation existante ;
- les projets en cours.
L’objectif est d’éviter d’appliquer un modèle QHSE générique à une entreprise dont les besoins sont spécifiques.
2. Réaliser un diagnostic initial
Le diagnostic permet d’établir une photographie de la situation.
Il peut comprendre :
- revue documentaire ;
- visite terrain ;
- entretiens ;
- analyse du DUERP ;
- revue des obligations réglementaires ;
- audit du système de management ;
- analyse des accidents et indicateurs ;
- examen des plans d’actions existants.
Cette première phase permet surtout de distinguer les urgences, les obligations et les améliorations souhaitables.
3. Définir les priorités
Tout ne peut pas être traité simultanément.
Le plan d’action doit donc hiérarchiser les sujets selon plusieurs critères :
- niveau de risque ;
- exigence réglementaire ;
- urgence ;
- impact opérationnel ;
- ressources nécessaires ;
- échéances existantes.
La fonction QHSE devient alors un outil de pilotage plutôt qu’une accumulation de documents.
4. Définir une fréquence d’intervention
Le nombre de jours doit correspondre à la charge réelle.
Une petite structure relativement mature pourra parfois fonctionner avec quelques journées par mois.
Un site industriel en transformation pourra nécessiter une présence beaucoup plus importante.
La fréquence peut ensuite être adaptée en fonction de l’avancement du plan d’action.
5. Mesurer les résultats
Une mission externalisée doit produire des résultats visibles.
Quelques indicateurs simples peuvent suffire :
- taux d’avancement du plan d’action ;
- écarts réglementaires clôturés ;
- audits réalisés ;
- événements analysés ;
- actions de prévention réalisées ;
- formations ou sensibilisations menées ;
- performance du système de management.
L’objectif est de permettre à la direction de savoir précisément ce qui a été réalisé et ce qui reste à traiter.
À quelles entreprises s’adresse l’externalisation QHSE ?
Cette organisation peut être particulièrement adaptée :
- aux PME et ETI ;
- aux sites industriels ;
- aux entreprises en forte croissance ;
- aux établissements disposant de plusieurs implantations ;
- aux structures ne disposant pas de ressource QHSE permanente ;
- aux entreprises préparant une certification ;
- aux organisations traversant une période de transition ;
- aux entreprises ayant besoin de renforcer temporairement une équipe QHSE existante.
Le modèle peut également être pertinent lorsqu’une entreprise dispose déjà d’un responsable QHSE mais a besoin de compétences complémentaires sur un projet spécifique.
Quel rythme choisir : quelques jours par mois ou plusieurs jours par semaine ?
Il n’existe pas de fréquence standard.
Le dimensionnement dépend notamment :
- de la taille de l’établissement ;
- du nombre de salariés ;
- de la nature des risques ;
- de la maturité du système existant ;
- du nombre de sites ;
- des projets en cours ;
- des échéances réglementaires ou de certification ;
- du niveau d’autonomie des équipes internes.
La bonne question n’est donc pas :
« Combien de jours faut-il acheter ? »
mais plutôt :
« Quels résultats devons-nous obtenir et quelle présence est nécessaire pour y parvenir ? »
L’accompagnement QHSE de ProRisQ Group
ProRisQ Group accompagne les entreprises qui souhaitent externaliser tout ou partie de leur fonction QSE/QHSE, de manière ponctuelle, régulière ou temporaire.
Selon les besoins, l’accompagnement peut notamment porter sur :
- pilotage QHSE externalisé ;
- prévention des risques professionnels ;
- DUERP et plans d’actions ;
- audits et inspections terrain ;
- conformité réglementaire ;
- accompagnement ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001 ;
- ICPE et risques industriels ;
- accompagnement des managers ;
- animation et suivi des plans d’actions ;
- missions QHSE de transition.
ProRisQ Group est également enregistré en qualité d’IPRP – Intervenant en Prévention des Risques Professionnels, permettant d’intervenir dans le cadre réglementaire correspondant lorsque les conditions prévues par le Code du travail sont réunies.
L’approche repose sur un principe simple :
adapter la fonction QHSE à l’entreprise, et non l’entreprise à une méthode standardisée.
Questions fréquentes sur l’externalisation QHSE
Peut-on externaliser la fonction QHSE d’une entreprise ?
Oui. Une entreprise peut faire appel à un prestataire extérieur pour réaliser différentes missions de conseil, d’audit, de pilotage et d’accompagnement QHSE.
Le périmètre et le niveau d’intervention doivent être clairement définis contractuellement.
Cela ne transfère toutefois pas au prestataire les responsabilités légales de l’employeur.
Combien coûte un Responsable QHSE externalisé ?
Le coût dépend principalement du nombre de jours d’intervention, du niveau d’expertise nécessaire, du secteur d’activité, du nombre de sites et de la nature des missions confiées.
Une analyse préalable du besoin permet généralement de déterminer une fréquence d’intervention adaptée plutôt qu’un forfait standard.
Quelle différence entre un consultant QHSE et un Responsable QHSE externalisé ?
Un consultant QHSE peut intervenir ponctuellement pour réaliser un audit, résoudre une problématique ou conduire un projet.
Un Responsable QHSE externalisé intervient généralement de manière plus régulière et s’intègre davantage au fonctionnement de l’entreprise, avec un suivi continu des actions et des indicateurs.
Qu’est-ce qu’un IPRP externe ?
Un IPRP externe est un Intervenant en Prévention des Risques Professionnels enregistré pouvant être sollicité dans les conditions prévues par le Code du travail lorsque l’entreprise a besoin de compétences externes pour ses activités de protection et de prévention des risques professionnels.
Son intervention est encadrée et fait notamment l’objet d’une convention définissant ses missions.
Un IPRP remplace-t-il le médecin du travail ?
Non.
L’IPRP n’exerce pas les actes relevant de la compétence du médecin du travail.
Son intervention porte sur la prévention des risques professionnels, dans le respect du périmètre qui lui est confié.
L’intervention d’un IPRP décharge-t-elle l’employeur de ses responsabilités ?
Non.
Le recours à un IPRP ou à un consultant QHSE constitue un appui à l’entreprise.
L’employeur reste responsable de la mise en œuvre de la démarche de prévention et des mesures nécessaires à la protection de la santé et de la sécurité des travailleurs.
Une PME peut-elle avoir un Responsable QHSE seulement quelques jours par mois ?
Oui.
C’est précisément l’un des intérêts d’une fonction QHSE externalisée : adapter le niveau de présence à la taille, aux risques, aux projets et aux besoins réels de l’entreprise.
La fréquence peut évoluer avec le développement de l’organisation.
Une fonction QHSE adaptée aux besoins réels de l’entreprise
Externaliser sa fonction QHSE ne consiste pas simplement à confier des documents à un prestataire extérieur.
Une externalisation efficace doit permettre à l’entreprise de disposer d’une compétence identifiable, d’un interlocuteur régulier et d’un plan d’action piloté dans le temps.
Elle peut constituer une solution pertinente pour structurer la prévention, renforcer la conformité, préparer une certification, accompagner une période de transition ou simplement disposer d’une expertise QHSE proportionnée aux besoins de l’organisation.
L’enregistrement IPRP apporte par ailleurs un cadre spécifique pour les interventions relevant de la prévention des risques professionnels.
Vous recherchez un Responsable QHSE externalisé quelques jours par mois ou plusieurs jours par semaine ?
ProRisQ Group vous accompagne avec un niveau d’intervention adapté à votre organisation, à votre activité et à vos enjeux.
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Sources officielles et références
- Code du travail – article L.4644-1, relatif à l’aide apportée à l’employeur pour la gestion de la santé et de la sécurité au travail – Légifrance.
- Code du travail – articles R.4644-1 et suivants, relatifs aux conditions d’intervention des IPRP – Légifrance.
- INRS – Intervenant en prévention des risques professionnels (IPRP).
- DREETS – Informations relatives à l’enregistrement des IPRP.
Article d’information générale. Les obligations applicables doivent être appréciées au regard de l’organisation, de l’activité, des effectifs et de la situation propre à chaque entreprise.